Smans nv in Turnhout werkte al enkele jaren met Voice over IP, telefonie over het internet, toen bleek dat de mobiele applicatie van het platform niet stabiel genoeg was. Als Drive IT zijn we er trots op dat we deze ambitieuze marktleider in de Benelux succesvol hebben overgeschakeld naar Teams Voice. Op die manier ondersteunen we Smans om te groeien in efficiëntie en technologie.
Een gesprek met Jan Van Lieshout, CEO van Smans:
“Zo’n 10 jaar geleden ging ik in gesprek met Kristof van Drive IT en er was al snel een klik. Vooral de expertise van Drive IT in IT-infrastructuur en de cloud komen ons goed van pas.
Als Kempenaars met een buitengewone drive om te ontzorgen, spreekt Drive IT onze taal. Bij de start van onze samenwerking legden ze de noden van ons IT-netwerk bloot en herdachten ze onze serverinrichting. En sindsdien is Drive IT onze vaste IT-partner waaraan we alles kunnen vragen.”
Voice over IP (VoIP) of telefonie over het internet heeft voor jullie geen geheimen meer?
“We werken al een 4-tal jaar met VoIP. Drive IT heeft ons destijds succesvol omgeschakeld van standaard ISDN naar cloud telefonie, met het platform Fonzer. Dat was een positieve overstap. Het bewijs dat VoIP perfect werkt, én interessant is qua kostprijs en mobiliteit.”
De IT-uitdaging voor Smans?
“De mobiele applicatie van ons platform bleek niet stabiel genoeg. Zo’n 80% van onze mensen heeft een buitendienstprofiel, denk maar aan onze sales reps en service engineers. Als gevolg moet VoIP ook perfect werken op de mobiele telefoon. En dat deed ons uitkeken naar een nieuw platform.
Komt erbij dat we in deze coronatijd meer en meer met MS Teams zijn beginnen werken. Ideaal om de interne en externe samenwerking bij home office te bevorderen. Veel meer dan enkel een vergadertool. (Blog: Benut Microsoft Teams to the max – bellen, chatten, vergaderen en samenwerken.)
Drive IT liet ons de mogelijkheden zien, zoals het gebruik van MS Teams als telefooncentrale in de cloud. Wij zagen het potentieel van de integratie van VoIP in Teams.”
De oplossing: Teams Voice
“De implementatie verliep gefaseerd. Met een 6-tal users zijn we in november 2020 in een proof of concept (POC) gestapt, waarvan er 5 volledig via de MS Teams-app op hun pc zijn beginnen bellen voor interne en externe calls. Slechts eentje had nog een vast telefoontoestel naast zich.
Drive IT is dé Microsoft Office 365-expert en heeft het voorbije jaar veel getest rond MS Teams. Smans was hun eerste extern pilootproject. We werkten al volledig in de cloud, en nu kwam daar het MS Teams belprogramma bij. Eind januari 2021 liep de POC succesvol op z’n einde en zijn we met alle medewerkers omgeschakeld.”
(Meer over het optimaal gebruik van Microsoft 365 binnen je kmo.)
De klant krijgt altijd iemand aan de lijn. Dat is zoveel meer waard dan een voicemail achterlaten op een gsm. – Jan Van Lieshout, CEO van Smans
Wat is het resultaat? Wat zijn de voordelen?
“Het ganse plaatje rond MS Teams in feite.
- Want mobiel werken zit voor ons nu in 1 applicatie. Zowel web conferencing en communiceren rond projecten als het bellen en het opbouwen van een knowledge base als team.
- Teams Voice werkt perfect: bellen en gebeld worden vanaf elk vast of mobiel nummer en dit op de laptops, smartphones en bureautelefoons.
- Het ganse stukje mobiliteit is echt wel sterk, met 100% doorschakelmogelijkheden.
- Er zit een belplan achter en goede bereikbaarheid is gegarandeerd. Komt erop neer dat de klant altijd iemand aan de lijn krijgt als bijvoorbeeld een service engineer op locatie bezig is en even niet kan opnemen. Dat is zoveel meer waard dan een voicemail achterlaten op een gsm.”
En de bevindingen van Teams Voice bij jullie gebruikers?
“De service engineers zijn tevreden met de continue bereikbaarheid. Zelf vind ik de gesprekskwaliteit zeer goed. Er is een lage drempel voor de gebruikers (user adoption) en hierdoor zijn de reacties super positief. De meeste collega’s bellen met een headset en dat werkt prima. We voelen dat we optimaal verbonden zijn met personeel en klanten.”
Hoe hebben jullie de meerwaarde van de ondersteuning door Drive IT ervaren?
“Bij de inrichting en implementatie van Teams Voice door Drive IT kwam een korte, praktische opleiding kijken zodat we een goede start konden maken. Voor verdere professionalisering en support staan de Drive IT’ers altijd voor ons klaar.
“Drive IT heeft een geweldige functionele trainingspartner om zo efficiënt mogelijk met hun softwareoplossingen, o.a. Office 365, te leren werken. Dit heeft het leven van onze 23 medewerkers alvast een stuk aangenamer gemaakt.” – Jan Van Lieshout, CEO van Smans
We kijken uit naar de verdere ontwikkelingen zodat uitgaande calls opzetten via Teams Voice eenvoudig kan via de car interface – Apple CarPlay en Android Auto. Nu moet je nog aan het toestel komen om op te starten in de wagen.
Maar nog belangrijker: we willen dit jaar graag onze IT-infrastructuur verder laten analyseren om nóg verder te groeien in efficiëntie en security. Drive IT is hiervoor dé geknipte partner.”
Ook het leven van jouw medewerkers en klanten aangenamer maken?
We nemen graag de tijd om de opties van Teams Voice voor jouw kmo te bekijken. Want als jouw wingman in the cloud begeleiden we je graag naar de juiste IT-oplossing.